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Réinventer l’événementiel interne

Vie des idées
2 janvier 2023

Par

Véronique Souchet

Manager Offre & Expertise Communication, Cegos

Le 23 juin 2022, l’Afci organisait un Lab[1] sur l’événementiel interne post-covid, réunissant des communicants de secteurs et de taille d’entreprises très variés. « L’objectif de la journée, souligne Sophie Pales, sa déléguée générale, était de nous questionner collectivement sur la finalité des événements internes. Tirer les enseignements de ces derniers mois pour repenser l’événementiel interne, s’interroger sur ses enjeux, ses objectifs et le choix des formats. » Une journée d’échanges entre pairs nourrie par l’expertise de trois agences événementielles : Ideastorm, Sagarmatha et With Up Com.

Une transformation accélérée

La transformation digitale des événements internes a débuté avant le premier confinement, portée notamment par les objectifs de réduction de l’empreinte carbone. Elle s’est accélérée par la suite, avec le distanciel.  Avec le retour en présentiel, les rencontres physiques ont été plébiscitées. Le digital est resté très utilisé et le format hybride est entré peu à peu dans les usages. La digitalisation a modifié notre rapport à l’espace et au temps.

L’un des rôles de l’événement interne est de (re)créer des liens et de favoriser le dialogue. Développer une vision collective, portée par un objectif commun. Ce qui est nouveau, c’est le recours désormais à des modalités technologiques à la fois largement répandues, mais nouvelles sur le plan événementiel. Il n’en est que plus nécessaire de choisir son format après avoir défini sa stratégie de communication, son objectif, sa cible, son message, la date, ses ressources et son budget, et intégré les enjeux de responsabilité sociétale et environnementale. Nombreuses sont les organisations qui associent leurs équipes dans la co-construction et l’animation de leurs événements internes.

Il est intéressant de noter que dans la période le présentiel se réinvente aussi. Prenant ainsi le contrepied de séminaires internes habituellement très denses et favorisant peu d’échange, Cyrille Deloubrière d’Ideastorm insiste sur l’importance « de créer du vide dans les programmes et d’habiller les pauses ». Il recommande d’alléger les supports de présentation, de privilégier les keynotes, d’allonger les pauses jusqu’à 45 minutes en les nourrissant  avec du contenu et de l’affichage, propice à la déambulation .

Le format dit « hybride » convient également aux événements. Ainsi pour une banque qui souhaitait communiquer sur son plan stratégique et soutenir l’Institut Pasteur, l’agence With Up Com a réuni plus de 17 000 salariés « en mode hybride » et créé le défi collaboratif de récolter des dons, en favorisant une synergie avec des équipes pédalant sur des vélos connectés sur un plateau TV, et des participants en digital qui, par l’intermédiaire d’une application mobile, pouvaient encourager les cyclistes et « liker » les kilomètres parcourus. Plusieurs centaines de milliers d’euros ont été récoltés.

Le multiplex a également des vertus en termes de collaboratif et de proximité. Son intérêt est de pouvoir faire participer ponctuellement au live des filiales à distance. Cela évite une communication par trop descendante et permet de les impliquer plus fortement.

 Humain, augmenté et responsable

Créer un événement aujourd’hui, c’est marquer les esprits,faire vivre une émotion autour d’une expérience, réussir à capter l’attention des participants, face à la lassitude des écrans. Le succès d’un événement repose sur son intention, son éditorialisation, son organisation, sa communication, sans compter les moindres détails qui comptent.  Il est nécessaire de le scénariser comme une émission TV avec un conducteur, un plateau, un maître de cérémonie, des multiplex. Repenser l’expérience du live et inventer de nouveaux formats. 1h00 en distanciel équivaut à 3h00 en présentiel. Des applications mobiles dédiées ainsi que de nombreux outils de facilitation digitale favorisent les interactions.

Agences et annonceurs explorent de nouvelles opportunités digitales et hybrides avec la gamification, créant des univers immersifs avec la réalité augmentée/virtuelle ou le métavers. « Le serious game s’inscrit tout à fait dans une convention digitale et en devient même le fil rouge » souligne Stéphane Polisset de Sagarmatha, qui a créé pour ses clients des univers de cordée en montagne et de course en mer. Les jeux nourrissent l’expérience collective et favorisent la transmission et l’acculturation. Le métavers sera-t-il par ailleurs le nouveau medium de demain dans lequel on pourra se rencontrer et communiquer ? La question reste ouverte. De nombreuses organisations se lancent dans ce nouvel univers, mais l’un des freins est surtout budgétaire.

« L’événement n’est désormais plus aussi éphémère qu’il a pu l’être. Et cette tendance s’est amplifiée avec le digital et l’hybridation »
souligne Jean-François Hollender de With Up Com.

Pour inscrire son événement dans la mémoire collective, celui-ci doit avoir du sens et de l’impact, mais aussi être pensé dans sa globalité et la durée. De ce point de vue, le digital a enrichi l’événementiel. Il permet d’optimiser sa visibilité, de toucher une plus large audience grâce aux médias sociaux et favorise un partage d’informations auprès des communautés à toutes les étapes de la vie de l’événement. L’engagement n’est pas seulement pensé le jour J. Le digital prolonge l’événement avec les replays.

Inscrire son événement dans le temps long, c’est aussi l’éco-concevoir et, aujourd’hui à vrai dire, ce n’est plus optionnel. Les agences l’ont compris et beaucoup sont certifiées ISO 20121. L’objectif est d’améliorer la performance environnementale à tous les niveaux (lieu, transport, stand et matériel, promotion, restauration, montage et déchets …). Etre responsable, c’est inciter les publics internes à adopter des comportements plus responsables et sensibiliser par la preuve, imaginer des solutions pour limiter le bilan carbone, prolonger le cycle de vie des matériaux, identifier les partenaires et favoriser l’inclusion…

L’événementiel interne est en train de se réinventer, plus humain, augmenté et éco-responsable, en mixant les formats et s’adaptant aux contextes sanitaires et économiques.

1 Le Lab’ est un type de rencontre destinée aux adhérents de l’afci. Ce format de journée, de type séminaire, a pour objectif de mettre les participants en situation de partager des expériences, contribuer à résoudre des problématiques métier, assister à des revues de tendances par des agences et partager des conseils entre pairs

Anniversaire et mobilisation des équipes

Virginie Odinet, Directrice communication interne de Dassault Systèmes, était le grand témoin du Lab Afci.

Le challenge était de taille :

  • célébrer les 40 ans de Dassault Systèmes sans parler du passé,
  • réunir deux générations de salariés qui ont contribué au succès de l’entreprise,
  • recréer du lien entre 20 000 salariés et 180 bureaux dans le monde en pleine période de pandémie,
  • sortir des codes habituels de l’entreprise,
  • conduire le projet en six mois, avec une équipe restreinte.

La solution choisie ? Un événement interne autour de deux axes. Un spectacle mettant en avant 40 « talents » de l’entreprise et un flashmob mondial préalablement enregistré, auquel les salariés ont été invités à participer. Le casting international ainsi que la chorégraphie du spectacle et du flashmob étaient réalisés par le chorégraphe Kamel Ouali.

Cet événement, construit sur une réelle mobilisation et un plan de communication, omnicanal a remporté un franc succès ! Le soir du spectacle au Zénith de Paris, le 15 décembre 2021, 2000 salariés étaient présents. Le show était diffusé en live dans tous les bureaux et plus de 12 000 connexions ont été recensées. Plus de 2000 salariés ont participé au flashmob, coordonné par 40 volontaires sur plus de 75 sites.   Résultat, un enthousiasme certain et des prolongements dans l’entreprise.

La célébration des 40 ans de Dassault Systèmes a été un formidable défi, professionnel et personnel et une aventure humaine extraordinaire. Sur le plan professionnel, quoi de plus gratifiant pour un communicant interne que de promouvoir ses équipes ? La célébration s’est même prolongée après l’évènement puisque nous avons eu le plaisir de recevoir un Grand Prix Stratégies de la communication événementielle !

Virginie Odinet, Directrice communication interne de Dassault Systèmes

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